2019.08.19
コラム

賃貸契約が変わる!不動産取引の「電子契約」とは?


電子契約は「電子署名」に「タイムスタンプ」を施し有効性を担保

書面の契約書では、契約者の押印および署名により証拠としての法的効力をもちます。
これに対して電子契約では、電子ファイルの契約書に適切な電子署名とタイムスタンプを付与することにより、紙の契約書と同等の法的効力を持たせています。

電子署名を施すことで、契約書に効力をもたせることはできますが、それに加えてなぜタイムスタンプが必要となるのでしょうか?
※タイムスタンプとは、電子データの「存在証明」と「非改ざん証明」のための、技術的な仕組みです。

引用:総務省「電子署名・認証・タイムスタンプ その役割と活用」

電子署名は「誰が」「何を」契約したかを証明することができる仕組みです。
しかし、「いつ」契約したかについての情報については、電子署名だけでは技術的に証明できません。

厳密には、電子署名を施したPC・サーバーの時計の時刻を署名に記録しているため、それにより契約日時を確認することはできます。しかし、契約当事者と電子契約サービス事業者の全員が不正を働くと、PC・サーバー時刻の設定自体を変更することができます。

現実には考えづらいですが、電子契約のセキュリティ上、こうした状態では証拠力に欠けます。
そこで、電子署名のこの弱点を補うために、タイムスタンプが登場します。
タイムスタンプは、国家時刻標準機関の時刻に紐付いており、電子データの「いつ」と「何を」の2つの要素を客観的に証明します。

電子署名を付与する電子データにタイムスタンプも付与することで、「誰が」「何を」「いつ」のすべてが証明できるようになり、電子契約の完全性がより強固になります。

こうした理由から、タイムスタンプと電子署名を組み合わせることで完全性を強化しています。

電子契約のメリット

大きく以下の3つのメリットがあり、企業側とユーザー側の双方にメリットがあります。

コスト削減

非課税文書となるため印紙税を削減できるのがポイントです。郵送代・紙代・インク代はもちろん、製本作業・袋とじ・押印・返送などの事務作業にかかっていた間接的なコストも削減することができます。

スマート締結

遠方のお客様や忙しくてなかなか時間の取れない方でもIT 重説を併用することで、来店不要で契約手続きを即日終えることも可能なためスマートな締結が可能です。

スピード締結

来店及び郵送不要で契約書への電子署名が行えるため、スピーディーかつスマートに契約締結が出来ます。(押印漏れ等も防ぎます。)全てがクラウド上で完結するため、おおよそ10 分以内での締結も可能です。

電子契約を導入するために必要なことは!?

メリットの多い電子契約ですが、業務フローが変わるため会社もそれに合わせた変化を求められます。
そのポイントの1つが、契約書の保管方法を決めることです。

電子契約が締結されると、システム内で契約書を保管できます。(e契約Ⓡの場合)
もちろん、基幹システムや社内サーバー上での保管も可能ですが、社内規定により書面保管も行う必要があるかもしれません。
この場合、控えとして紙保管することは認められているため問題ありません。
※ただし原本はデータなので、データでの保管を行う必要があります。

電子契約を有効活用するためにも、書類のクラウド管理が望ましいです。
クラウド管理の場合は書類を見つけやすく、何よりも場所をとりません。

安心かつ有効に使うため、導入前に契約書の保管方法を定めることがポイントになります。
不動産業の電子契約の導入を検討する際は、ぜひ(株)ビットレックまでお問合せ下さい。

◆タイムスタンプと電子署名を組み合わせることで完全性を強化
◆「コスト削減」「スマート締結」「スピード締結」という3つのメリット
◆電子契約導入のポイントは契約書の保管方法を決めること